Wat is time blocking?

Je hebt vast wel eens aan het eind van de dag gedacht dat je veel bereikt had, terwijl je in werkelijkheid niets concreets had afgerond. Tussen e-mails, vergaderingen, telefoontjes en openstaande taken door lijkt het vaak alsof we nooit echt vooruitgang boeken. Daarom zijn methoden die ons helpen onze tijd efficiënter te organiseren zo populair, naast goed leiderschap is één van de meest praktische is time blocking.

In dit artikel leggen we uit wat het is, hoe het werkt en hoe je het zonder al te veel moeite kunt toepassen. Door deze methode te combineren met een goede werkomgeving en een ergonomische stoel zul je al snel verschil merken. Je bent niet alleen productiever, maar je zorgt ook beter voor je rug en houding.

Definitie van time blocking

Als je er nog nooit van hebt gehoord, vraag je je misschien af: wat is time blocking precies? Nou, in principe is het een methode om je dag in te delen in tijdsblokken, waarbij je elk blok aan een specifieke taak toewijst. Dat is alles.

Het gaat niet alleen om het maken van een takenlijst. De sleutel is bepalen wanneer je elke taak gaat uitvoeren. Het is bijvoorbeeld niet hetzelfde om «rapport schrijven» in je notities te schrijven als om van 10:00 tot 11:30 uur ongestoord de tijd te nemen om het te schrijven.

Dit wordt duidelijker met het volgende voorbeeld van een werkdag:

9:00–10:30 → E-mails bekijken en beantwoorden
10:30–12:00 → Hoofdproject opstellen
12:00–12:30 → Telefoongesprekken en kleine taken
12:30–13:30 → Administratieve taken
15:00–16:30 → Creatieve content ontwikkelen
16:30–17:00 → Terugblikken en plannen voor de volgende dag

Let goed op. Elk onderdeel heeft een duidelijk doel en een beperkte tijdsduur. Zo voorkom je dat je steeds van de ene taak naar de andere springt en kun je je concentreren op de taak waar je op dat moment mee bezig bent.

Hoe werkt time blocking?

Als je eenmaal begrijpt wat time blocking is, is het tijd om te leren hoe het werkt. Wanneer je weet wat er moet gebeuren en wanneer, hoef je niet constant te beslissen wat de volgende stap is. Je voert gewoon uit wat er op elk moment moet gebeuren, en dat bespaart je veel mentale energie.

Dat betekent echter niet dat je volledig rigide moet zijn. Als er iets dringends of onverwachts opduikt dat aandacht vereist, kun je de blokken herschikken. Maar het idee is om een basisstructuur te hebben die je dag structureert.

Bovendien helpt werken in blokken je om je echt te concentreren. Het is veel gemakkelijker om je op iets te focussen als je weet dat je je daar een uur of twee volledig op zal richten.

Tijdblokken en taken

Een blok is simpelweg een periode die is gereserveerd voor een specifieke activiteit. Dit kan 30 minuten duren, maar ook 2 uur, afhankelijk van de taak en je energieniveau.

Het beheren van taken in blokken helpt omdat het de mentale rommel vermindert. Tijdens elk blok denk je niet aan andere dingen. Bovendien helpt het groeperen van vergelijkbare taken (e-mails bij e-mails, telefoongesprekken bij telefoongesprekken) je hersenen beter te focussen en sneller vooruit te komen.

Verschillen met andere technieken

Als je het vergelijkt met andere productiviteitsmethoden, zijn er een aantal belangrijke verschillen:

Pomodoro-techniek: Je werkt in korte intervallen van 25 minuten met korte pauzes ertussen. Het is ideaal om taken mee te beginnen, maar als je je langdurig moet concentreren, schiet het tekort.
To-do-lijst: De typische lijst met dingen die je moet doen. Hij vertelt je wát je moet doen, maar niet wanneer. Dit leidt er vaak toe dat je de makkelijke taken aanpakt en de belangrijke taken uitstelt.

Time blocking gaat nog een stap verder: het plant wat, wanneer en hoe lang.

Voordelen van tijdblokkering in het dagelijkse werk

Het implementeren van tijdblokkering heeft al snel zichtbare effecten:

Minder afleiding: Als je precies weet wat er moet gebeuren, is het makkelijker om afleiding te voorkomen.
Betere focus: Langere periodes achter elkaar kun je je diep concentreren en echt vooruitgang boeken.
Minder stress: Doordat je dag is ingedeeld in blokken, krijg je een gevoel van controle en verminder je de angst voor de werkdruk.

Kortom, je werkt efficiënter en zonder het gevoel te hebben dat je constant moet haasten.

Stapsgewijze handleiding voor het toepassen van time blocking

Je hoeft het niet ingewikkeld te maken of apps te kopen die super effectieve resultaten beloven. Met een kalender en een beetje planning kun je al aan de slag.

Stap 1: Schrijf alles op wat je moet doen, in willekeurige volgorde.
Stap 2: Schat in hoeveel tijd elke taak in beslag neemt.
Stap 3: Groepeer taken die op elkaar lijken.
Stap 4: Plan de taken in je agenda, beginnend met de belangrijkste.
Stap 5: Laat kleine pauzes tussen de blokken. Er kan altijd iets onverwachts gebeuren.
Stap 6: Evalueer aan het einde van de dag wat wel en niet goed ging.

En vergeet vooral niet: als je lange tijd achter elkaar moet werken, heb je een comfortabele stoel nodig. Een goede houding gedurende uren maakt een groot verschil voor je concentratie en energie. Bureaustoel EVANS is bijvoorbeeld perfect om urenlang achter elkaar te werken zonder moe te worden.

Time blocking en Telewerken

Thuis wordt time blocking bijna onmisbaar. Het is makkelijk om werk te mengen met huishoudelijke klusjes of allerlei andere afleidingen.

Door je dag in te delen, kun je de verschillende activiteiten mentaal scheiden en pauzes effectief inplannen. Om je thuiswerk te verbeteren, is de beste bureaustoel ook erg belangrijk voor een optimaal comfort.

En aangezien thuiswerkdagen vaak lange dagen achter de computer zijn, is het de moeite waard om te investeren in een stoel die vele uren comfortabel zit en je houding ondersteunt: de bureaustoel KRATOS voldoet perfect aan die eisen.

Tot slot willen we je nog een advies geven: begin klein. Plan niet je hele dag vol. Begin met twee of drie belangrijke tijdsblokken, afgewisseld met pauzes, en je zal verschil merken. Pas het geleidelijk aan aan. Het belangrijkste is dat je dag ritme heeft en onder controle is, niet dat je overweldigd raakt door je agenda.